[자기계발] 15초 안에 ‘YES’를 이끌어내는 보고 팁!

직장인이라면 스트레스 받는 업무 중 하나가 ‘보고’인 것 같습니다. 열심히 보고서를 작성해 멋지게 보고를 해도 돌아오는 말이 ‘그래서 하고 싶은 말이 뭡니까?’일 때가 많기 때문이죠.

<그래서, 하고 싶은 말이 뭡니까?>는 보고가 무엇인지, 어떻게 보고해야 하는지 제시하는 책입니다. 필자 역시 보고서 작성하는 방법이나 보고를 할 때 중요한 자세가 무엇인지 잘 몰라 실수하는 경우가 많았는데, 이 책을 읽고나니 그 어렵던 ‘보고’가 조금은 쉽게 다가온 것 같습니다.

이 책은 총 5장으로 구성되어 있는데, 보고가 무엇인지부터 보고서를 작성하는 법, 그리고 보고하는 요령까지 단계별로 잘 정리해줍니다. 우선 저자는 보고란 보고하는 사람의 아이디어나 생각을 멋지게 표현하는 자리가 아님을 강조합니다. 오히려 보고를 받는 사람의 생각을 대신 전하는 것이 보고임을 설명하지요. 따라서 보고를 하기 전 보고받는 사람의 생각이 무엇인지, 어떤 것을 필요로 하는지 파악할 필요가 있습니다.

사실 보고를 받는 사람들은 어떤 회사의 중요한 안에 대해 이미 결론을 내린 경우가 많다고 합니다. 따라서 보고를 하는 사람에게 바라는 건 어떤 멋진 아이디어 보단 이미 결론이 난 사실을 어떻게 현실에서 구체화시킬지 입니다. 어쩌면 이것이야 말로 보고의 본질이 아닐까 싶습니다.

보고가 무엇인지 알았다면 어떻게 보고서를 작성해야 할까요? 책에선 다양한 보고서 작성 팁을 전하는데, 그 중 하나가 CMM 리포트입니다. CMM의 ‘C’는 결론(conclusion)을, ‘M’은 시장(market)을, 마지막 ‘M’은 나(me)를 포함한 우리 회사를 뜻한다고 합니다. 이 순서가 보고서 작성 시 매우 중요한데요. 먼저 회사 또는 보고를 받는 사람의 의중을 파악해 결론을 내고 그 뒤에 시장 상황을 고려해 어떻게 현실화 할지 파악해야 합니다.

그러고 나서 지금 우리 회사의 상황을 고려해 구체적인 플랜들을 제시하는 것이 CMM 리포트라고 합니다. 이 방법은 대부분의 보고서 작성 시 도움이 되는 기본 틀인 것 같습니다.

다만 이 때 중요한 점이 몇 가지가 있는데요. 첫 번째가 숫자에 민감해야 한다는 사실입니다. ‘아마 ~이 쯤 일 걸요?’라는 뤼앙스의 보고는 잘못되었다고 합니다. 보고를 하는 이유가 정확한 수치를 통해 실현 가능한지의 여부를 파악하는 자리기 때문이죠. 그런 점에서 숫자에 민감해야 합니다. 두 번재는 간결하고 명확한 단어 사용입니다. 아무리 좋은 보고서의 내용일지라도 문장이 부산하고 명확하지 않다면 좋은 보고라 할 수 없습니다.

세 번째는 상대가 쉽게 이해하도록 그림이나 도형을 넣어 보고서의 내용을 시각화 할 필요가 있습니다. 또 중요한 문장의 경우는 볼드체로 강조해 눈에 띄게 해야 합니다. 그 외에도 보고서 안에 회사의 비전을 넣거나 즉시 시행할 수 있는 아이디어, 일의 순서를 넣으면 좋다고 설명합니다.

그리고 무엇보다 잘 쓰여진 보고서를 입수하라고 합니다. 회사 내에서 선배가 쓴 보고서를 어떤 수를 써서라도(?) 입수해 따라 써 보라고 합니다. 저자는 그 어떤 책보다 더 유용하게 활용가능 하다고 하는데 공감되는 말인 것 같습니다. 어떤 일을 하든지 샘플 하나만 주어진다면 조금은 쉽게 그 일을 시작할 수 있기 때문이죠. 책에서도 그런 점을 지적한 것 같습니다.

이 책에선 보고 그 자체에 대한 이야기부터 보고서를 작성하는 팁, 보고를 할 때 주의해야 할 점을 잘 정리해서 소개합니다. 어쩌면 막연하기만 하고 어렵게만 느껴졌던 ‘보고’가 이 책을 통해 조금이나마 쉽고 재미있게 다가왔던 것 같습니다. 입사를 앞 둔 분이나 사회 초년생, 그리고 보고 때문에 스트레스 받는 분들에게 도움이 될 만한 책인 것 같습니다.

‘회사 생활이 힘들다면 보고를 바꾸라’는 저자의 말처럼 비즈니스 커뮤니케이션 작가가 전하는 보고의 팁을 실무에서 하나하나 적용해 보면 어떨까 생각됩니다.

– 작성자: 정성은 큐레이터